Event Manager

Omschrijving

Functieomschrijving

Plaats in de organisatie

De Event Manager rapporteert rechtstreeks aan de coördinator Business & Events en maakt deel uit van het team “Business & Events” van het Concertgebouw. Alle events worden toegewezen aan één van de Event Managers van het team “Business & Events”.

Doel van de functie

Als Event Manager streef je, samen met het team Business & Events, naar een unieke en onvergetelijke gebeurtenis voor onze klanten. En dit in alle aspecten van voorstel, productie tot uitvoering en evaluatie. Vanuit een klantgerichte insteek werk je aan een duurzame samenwerking.

Je realiseert events die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Onze klanten zijn zowel concert- en congresorganisatoren, bedrijven, overheden, PCO’s, associations en eventbureaus maar ook particulieren die een privéfeest wensen te organiseren in het Concertgebouw. Je denkt proactief mee met de klant en werkt creatieve voorstellen op maat uit. Je staat in voor de interne organisatie van het event. En dit van A tot Z, van voorbereiding tot aanwezigheid op het event en evaluatie achteraf. Je werkt hiervoor nauw samen met de klant, andere teams van het Concertgebouw (o.a. onthaal, podiumtechniek, logistiek, communicatie, …) & onze leveranciers. Als Event Manager sta je ook in voor de administratieve opvolging m.b.t. het event.

Je bent alert voor opportuniteiten voor de verdere promotie van het Concertgebouw als eventlocatie. Je weet bovendien kansen te detecteren voor zowel terugkerende als nieuwe klanten en zet die om in concrete deals.

Je verzorgt ook site visits voor prospects en klanten.


Takenpakket

Voorbereiding evenementen

  • Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden
  • Je maakt contracten en verkooporders op
  • Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner
  • Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits, …
  • Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op
  • Je begeleidt de klant bij de voorbereiding van een vlotte registratie
  • Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
  • Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in
  • Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw

Tijdens het event

  • Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
  • Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw
  • Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar

Na het event

  • Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren
  • Je maakt alle administratie in orde, klaar voor facturatie

Andere taken

  • Algemene ondersteunende administratieve taken voor de Coördinator Business & Events
  • Algemene site visits op aanvraag: privé of met eventbureaus vergezeld van potentiële klanten
  • Algemene rapportage en klassement

Vereisten

Profiel

Je hebt min. een bachelor-diploma en minstens 3 jaar relevante ervaring

Je hebt talent voor het organiseren van evenementen en werkt proactief en hebt oog voor stijl en detail

Je ziet opportuniteiten, en kan de dromen van klanten vertalen naar haalbare events

Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht

Je hebt voeling met de bedrijfswereld, congres- en meeting-industrie en hebt interesse en ervaring met eventcatering

Je hebt ervaring in project management en hebt verantwoordelijkheidszin

Je bent commercieel ingesteld en denkt klantgericht

Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld, je kan mensen bewegen en bent een echte teamplayer

Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans

Je bent administratief sterk en planmatig

Je kan vlot overweg met MS Office, planningssoftware en hebt ervaring met CRM-pakket

Je houdt de vinger aan de pols in de eventsector en weet nieuwe kansen te benutten

Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk


Wij bieden

  • Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
  • Een functie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling met een kwaliteitsvolle en veelzijdige infrastructuur in een werelderfgoedstad in verandering
  • Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
  • Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
  • Een degelijke interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen
  • Beoogde indiensttreding: zo snel mogelijk