Event Manager

Organisatie

Concertgebouw Brugge is een internationaal kunstenhuis voor muziek, hedendaagse dans en klankkunst. De inspirerende architectuur biedt ook ruimte voor beeldende kunst, literatuur, fotografie en film. Het Concertgebouw verwelkomt als open huis een diversiteit aan kunstenaars, publiek en partners uit binnen- en buitenland en is met zijn werking ook op andere plekken in de stad actief. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen.

Naast de eigen artistieke werking stelt het Concertgebouw zijn   infrastructuur als culturele ondernemer ter beschikking van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimtes met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, meetings, productpresentaties, recepties, bedrijfs- en privé-events en culturele gastproducties. Het Concertgebouwteam (events, podiumtechniek, hospitality, catering, …) staat in voor de vlotte realisatie van die evenementen. Steeds met de focus op beleving en in nauwe samenwerking met externe partners zoals cateraars en AV-partners.

Plaats in de organisatie

De Event Manager maakt deel uit van het team “Concertgebouw Events” van het Concertgebouw. Alle events worden toegewezen aan één van de Event Managers van het team of aan een freelance Event Manager.

Je rapporteert rechtstreeks aan de coördinator Concertgebouw Events.

Functieomschrijving

Als Event Manager streef je, samen met het team Concertgebouw Events, naar een unieke en onvergetelijke gebeurtenis voor onze klanten. En dit in alle aspecten van voorstel, productie tot uitvoering en evaluatie. Vanuit een klantgerichte insteek werk je aan een duurzame samenwerking.

 Je realiseert events die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Onze klanten zijn zowel concert- en congresorganisatoren, bedrijven, overheden, PCO’s, associaties en eventbureaus maar ook particulieren die een privéfeest wensen te organiseren in het Concertgebouw. Je denkt proactief mee met de klant en werkt creatieve voorstellen op maat uit. Je staat in voor de interne organisatie van het event. Via constructief overleg vind je creatieve oplossingen om de voorstelling of het event optimaal tot bij het publiek te brengen. Dit alles van A tot Z, van voorbereiding tot aanwezigheid op het event en evaluatie achteraf.  

Je werkt hiervoor nauw samen met de klant, andere teams van het Concertgebouw (o.a. hospitality, podiumtechniek, logistiek, communicatie, …) & onze leveranciers. Als Event Manager sta je ook in voor de administratieve opvolging m.b.t. het event (o.a. via CRM en planningstools).

Je bent alert voor opportuniteiten voor de verdere promotie van het Concertgebouw als eventlocatie. De toekomstige uitdagingen op het vlak van digitalisering schrikken je niet af. Integendeel, je grijpt deze nieuwe mogelijkheden aan ter verdere profilering van de venue.

Je weet kansen te detecteren voor zowel terugkerende als nieuwe klanten en zet die om in concrete deals. Je verzorgt ook site visits voor prospects en klanten.

Binnen het team Concertgebouw Events ben je tevens het centrale aanspreekpunt voor de organisatoren van Te gast voorstellingen. Je volgt de kalenderaanvragen op en stemt die af met het planningsteam. Met het oog op een lange termijnrelatie streef je naar een vlotte communicatie en samenwerking met de diverse klanten.

Takenpakket:

Voorbereiding events

·         Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden

·         Je maakt contracten en verkooporders op

·         Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner

·         Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits, …

·         Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op

·         Je begeleidt de klant bij de voorbereiding van een vlotte registratie

·         Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)

·         Je bent in nauw contact met onze partners zoals Visit Bruges Convention Bureau en Visit Flanders in het kader van specifieke dossiers

·         Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in

·         Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw

Tijdens het event

·         Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.

·         Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw.

·         Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, DJ, muzikale acts, enz).

Na het event

·         Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren.

·         Je maakt alle administratie in orde, klaar voor facturatie.

Andere taken

·         Algemene ondersteuning voor de Coördinator Concertgebouw Events op vlak van rapportering, sales en administratie

·         Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits

·         Algemene rapportage en klassement

·         Planning van en algemeen aanspreekpunt voor “Te gast” voorstellingen

Profiel

Kerncompetenties verwacht van al onze Concertgebouwmedewerkers

·         Je hebt verantwoordelijkheidszin.

·         Je kan proactief en oplossingsgericht denken en bent wendbaar.

·         Je werkt goed en graag samen.

·         Je streeft steeds kwaliteit na.

Functie-gerelateerde competenties

·         Je hebt minstens een bachelor diploma en minimum 3 jaar ervaring in het organiseren van events, congressen en/of concerten.

·         Je hebt organisatietalent, oog voor stijl en detail en hebt ervaring in projectmanagement.

·         Je ziet opportuniteiten, en kan de dromen van klanten vertalen naar haalbare events.

·         Je bent commercieel ingesteld en denkt klantgericht.

·         Je hebt bij voorkeur al een relevant netwerk in de bedrijfs-, congreswereld of meetingindustrie opgebouwd.

·         Je hebt voeling met de cultuursector.

·         Je hebt ervaring met eventcatering.

·         Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld, je kan mensen bewegen en bent een echte teamplayer.

·         Je bent stressbestendig en een creatieve problemsolver.

·         Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans.

·         Je bent administratief sterk, punctueel en planmatig. 

·         Je kan vlot overweg met MS Office, planningssoftware en hebt ervaring met een CRM-pakket.

·         Je houdt de vinger aan de pols in de eventsector en weet nieuwe kansen te benutten.

·         Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk.

Wij bieden jou:

·         een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur

·         een functie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling met een kwaliteitsvolle en veelzijdige infrastructuur in een wereld-erfgoedstad in verandering

·         een open werksfeer met ruimte voor initiatief

·         een competitief loon binnen de sector, inclusief maaltijdcheques, volwaardige eindejaarspremie, fietsvergoeding, 100% terugbetaling van abonnement openbaar vervoer

·         een degelijk interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen

Beoogde indiensttreding: zo snel mogelijk

Concertgebouw Brugge voert een gelijkekansenbeleid. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend ongeacht hun leeftijd, gender, geaardheid, huidskleur, geloofsovertuiging en/of beperking.

We moedigen alle kandidaten aan om te solliciteren.