Organisatie

Concertgebouw Brugge wil een gereputeerde wereldspeler zijn voor muziek en hedendaagse dans. Met de permanente openstelling van het gebouw en een rijke waaier aan interdisciplinaire activiteiten is het ook een plek voor literatuur, architectuur, beeldende kunst en klankkunst. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen.

Concertgebouw wil maximaal inzetten op het verwerven van eigen inkomsten, daarom streeft het Concertgebouw ernaar om naast de eigen artistieke werking zijn infrastructuur ter beschikking te stellen van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimten met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, colloquia, productpresentaties, recepties, podiumproducties ... . Het Concertgebouwteam (productie, techniek, onthaal, catering …) ondersteunt de realisatie van de evenementen georganiseerd door derden. Voor de catering rond evenementen werkt Concertgebouw samen met het Concertgebouwcafé en met preferentiële cateraars, die jaarlijks gekozen worden.

Voor het aantrekken van congressen, seminaries en meetings werkt het Concertgebouw nauw samen met Meeting in Brugge.

 
Functieomschrijving

Plaats in de organisatie

De Event Manager rapporteert rechtstreeks aan de coördinator Business & Events en maakt deel uit van het team “Business & Events” van het Concertgebouw. Alle events worden toegewezen aan één van de twee Event Managers van het team “Business & Events”.

Doel van de functie

Als Event Manager streef je, samen met het team Business & Events, naar een unieke en onvergetelijke gebeurtenis voor onze klanten. En dit in alle aspecten van voorstel, productie tot uitvoering en evaluatie. Vanuit een klantgerichte insteek werk je aan een duurzame samenwerking.

Je realiseert events die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Onze klanten zijn zowel concert- en congresorganisatoren, bedrijven, PCO’s, associations en eventbureaus maar ook particulieren die een privéfeest wensen te organiseren in het Concertgebouw. Je denkt proactief mee met de klant en werkt creatieve voorstellen op maat uit. Je staat in voor de interne organisatie van het event. En dit van A tot Z, van voorbereiding tot aanwezigheid op het event en evaluatie achteraf. Je werkt hiervoor nauw samen met de klant, andere teams van het Concertgebouw (o.a. onthaal, podiumtechniek, logistiek, communicatie, …) & onze leveranciers. Als Event Manager sta je ook in voor de administratieve opvolging m.b.t. het event.

Je verzorgt daarnaast ook site visits voor prospects en ziet daarbij ook opportuniteiten voor de verdere promotie van het Concertgebouw als eventlocatie.

Profiel

·         Je hebt min. een bachelor-diploma en minstens 3 jaar relevante ervaring

·         Je hebt talent voor het organiseren van evenementen en werkt proactief en hebt oog voor stijl en detail

·         Je ziet opportuniteiten, en kan de dromen van klanten vertalen naar haalbare events

·         Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht

·         Je hebt voeling met de bedrijfswereld, congres- en meetingindustrie en hebt interesse en ervaring met eventcatering

·         Je hebt ervaring in project management en hebt verantwoordelijkheidszin

·         Je  bent commercieel ingesteld en denkt klantgericht

·         Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld, je kan mensen bewegen en bent een echte teamplayer

·         Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans

·         Je bent administratief sterk en planmatig

·         Je kan vlot overweg met MS Office, planningssoftware en hebt ervaring met CRM-pakket

·         Je houdt de vinger aan de pols in de eventsector en weet nieuwe kansen te benutten

·         Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk

Takenpakket

Voorbereiding evenementen

• Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden
• Je maakt overeenkomsten en bestelbonnen op
• Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner
• Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits, …
• Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op
• Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
• Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in
• Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw 

Tijdens het event

• Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar

Na het event

• Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren
• Je maakt alle administratie in orde, klaar voor facturatie

Andere taken

• Algemene ondersteunende administratieve taken voor de Coördinator Business & Events
• Algemene site visits op aanvraag: privé of met eventbureaus vergezeld van potentiële klanten
• Algemene rapportage en klassement

Wij bieden

• Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
• Een functie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling met een kwaliteitsvolle en veelzijdige infrastructuur in een werelderfgoedstad in verandering
• Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
• Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
• Een degelijke interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen
• Beoogde indiensttreding vanaf september 2018