Directieassistent

Omschrijving

Functiebeschrijving

Plaats in de organisatie

Je werkt samen met de directie en de verschillende afdelingen van het Concertgebouw. Je rapporteert aan de algemeen directeur en aan de artistiek directeur.

Doel van de functie

Een vlotte en efficiënte administratief-organisatorische werking verzekeren voor directie en bestuur van het Concertgebouw.

Takenpakket

In deze functie ben je een spilfiguur van de organisatie Je bent op administratief vlak de rechterhand en vertrouwenspersoon van de algemeen directeur en van de artistiek directeur. Het takenpakket houdt volgende zaken in:

BEHEREN VAN:

  • Agenda’s van de algemeen directeur en van de artistiek directeur
  • Telefonische oproepen, correspondentie, uitnodigingen, …
  • Contracten met o.a. artiesten, sponsors, subsidiënten, vrijwilligers, …ter ondertekening voorleggen, opvolgen, klasseren en archiveren
  • Interne documenten (algemene correspondentie directie, bestuursdocumenten, …) opvolgen, klasseren en archiveren
  • Contacten- en adressenbeheer van relatienetwerk (input, update in database)

ORGANISEREN VAN:

  • Onthaal van gasten van directie
  • Vergaderingen: vergadering Bestuur en Algemene Vergadering, directieoverleg, stafvergadering en andere vergaderingen inplannen, uitnodigingen versturen
  • Activiteiten voor bestuur, directie en staf (voorbereiding en administratie, uitnodigingen)
  • Zakenreizen (directie)

ASSISTEREN BIJ:

  • Vergaderingen: inplannen, praktisch organiseren, notulen nemen bij o.a. vergaderingen van Bestuur, Algemene Vergadering, directie, staf, …
  • Opmaak van rapporteringen (vb. voor werkingsverslag of beleidsplan), presentaties, documenten, briefwisseling, kasdocumenten, inkooporders en nota’s allerhande
  • Interne en externe communicatie voor directie en bestuur
  • Ad hoc opdrachten

Vereisten

Profielomschrijving

  • Je beschikt minimum over een bachelor diploma, idealiter in Office Management, Talen of Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt meerdere jaren ervaring in een directie-/ management ondersteunende functie.
  • Je communiceert duidelijk en efficiënt, je bent assertief maar tegelijk diplomatisch en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
  • Je bent vlot in de omgang en kan gemakkelijk met diverse persoonlijkheden omgaan en op de gepaste toon communiceren (subsidiënten, sponsors, artiesten, culturele partners, bestuurders, collega’s, klanten, leveranciers, …)
  • Je bent stressbestendig, kan een goed overzicht bewaren en je bent sterk in plannen en organiseren; je zelfstandigheid en zin voor initiatief en verantwoordelijkheid stellen je in staat om je werk goed te organiseren in functie van prioriteiten en deadlines.
  • Je werkt punctueel en nauwgezet.
  • Je kan zowel zelfstandig werken als samenwerken in een team en je stelt je collegiaal op.
  • Je beschikt over een sterke algemene computerkennis en je kan goed overweg met de gangbare MS-Office toepassingen (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en het Frans, zowel gesproken als geschreven.
  • Je hebt een hart voor kunst en interesse in muziek en podiumkunsten.