Coördinator Onthaal

Omschrijving

Je coördineert alle activiteiten gerelateerd aan onthaal van publiek, artiesten en derden. Je stuurt de onthaalploeg (vast en interim) aan en zorgt ervoor dat alle bezoekers op een vriendelijke en professionele manier worden verwelkomd.

Je rapporteert aan de coördinator Infrastructuur en Exploitatie.


Takenpakket

Beleid bepalen

  • Bepalen en implementeren van het bezoekers- en kantvriendelijk onthaalbeleid in samenspraak met de directie en de Coördinator Infrastructuur en exploitatie
  • Bepalen en implementeren van veiligheids- en evacuatiebeleid

Coördineren

  • Coördineren van de onthaalwerking met het oog op een efficiënte en effectieve uitvoering van de taken. Dit houdt o.a. in:
    • Plannen

           Proactief denken en voorzien in de vereisten van de werking

           Opmaken van de planning van de onthaal-medewerkers elk met hun specifieke taken o.a. :

           Onthaalmedewerkers:

      • Bediening van de telefooncentrale
      • Onthaal artiesteningang
      • Verkoop van tickets aan de avondkassa
      • Publieksonthaal bij concerten en evenementen
      • Publieksonthaal en kassa Circuit
      • Plannen en coördineren van een “hosting-”ploeg
      • Plannen en coördineren van vrijwilligers
      • Plannen en coördineren van de jetonverkoop
      • Administratieve taken
    • Organiseren

           Mensen en middelen op elkaar afstemmen om tot een goed eindresultaat te komen (mix vast personeel / interims / vrijwilligers)

           Organiseren van de interim-inzet en permanent afstemmen met het interim-bureau

           Instaan voor een optimale informatiedoorstroming zowel intern als extern

Leiding geven

  • Aansturen van het team (vast en interim) en opvolgen en bijsturen van de uitvoering van de taken

Motiveren

  • Medewerkers stimuleren en begeleiden in hun functioneren en voeren van functioneringsgesprekken

Vereisten

Profiel:

  • Je hebt minimum een bachelor-diploma (of gelijkwaardig door ervaring)
  • Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie
  • Je bent klantgericht en klantvriendelijk en hebt een verzorgde uitstraling
  • Je bent een natuurlijke leider en hebt ervaring met leiding geven
  • Je kan goed overzicht bewaren en bent sterk in plannen en organiseren; je zelfstandigheid en zin voor initiatief en verantwoordelijkheid stellen je in staat om je werk goed te organiseren in functie van prioriteiten en deadlines.
  • Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld en diplomatisch
  • Je bent stressbestendig, blijft kalm bij noodsituaties en straalt rust uit
  • Je bent administratief sterk, nauwgezet en een vlot gebruiker van MS-Office.
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en het Frans, zowel gesproken als geschreven
  • Je hebt basiskennis van bewaking (o.a. juridisch kader) en organiseren van evenementen
  • Je hebt kennis van EHBO of bent bereid je hierin te bekwamen
  • Je bent bereid om in flexibele werkroosters te werken (incl. avonden / weekends)
  • Je hebt een hart voor kunst en interesse in muziek en podiumkunsten.

Wij bieden:

  • Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
  • Een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling in een werelderfgoedstad in verandering
  • Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
  • Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
  • Een degelijk interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen